Zo organiseer je een succesvol hybride event

Vergroot je bereik met hybride events!

Nu een evenementenlocatie nog maar voor +/- een derde gevuld mag worden, is creatief omdenken van groot belang. Een goede oplossing om alsnog jouw doelgroep (en meer!) te bereiken? Het organiseren van hybride events. Simpel gezegd: dit is een combi van een fysiek + online event. Als je dit goed aanpakt, dan kan een hybride event het bezoekersaantal flink omhoog gooien! 

Why? Omdat mensen tenslotte niet naar de locatie af hoeven te reizen, maar ze beleven het online mee. En dat geeft onbegrensde mogelijkheden. Letterlijk. En je krijgt nu nog meer netwerk- en interactiemogelijkheden dan je verwacht.

Oftewel: als je een hybride event goed aanpakt, dan heb je geen lockdown, maar juist een open-up!

De voordelen van een hybride event

Wanneer je een hybride evemenent goed organiseert, kom je beter dan ooit in contact met je doelgroep. Een aantal mogelijkheden voor jouw hybride event?

• Meer betrokkenheid. Door een online platform te bieden, bereik je een groter publiek. Het aantal aanwezigen op jouw evenement is nu niet meer gelimiteerd. 

• Meer interactie. Wait, what?  Je leest het goed! Dankzij jouw virtuele event geef je de kijker de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier (live) vragen te stellen en interactief mee te doen. Denk bijvoorbeel aan polls en quizzen. Hierdoor kun je de interactie met jouw doelgroep alleen maar verhogen.

• Breakouts toevoegen. In een breakout (subsessie) toon je van tevoren opgenomen presentaties. Tussen de live sessies bepaalt de kijker zelf welke content hij/zij het liefst kijkt.

• Multi-inzetbare content creëren. Extra win: al jouw content is nu gefilmd en staat al online. Zo kun je de deelnemers de kans geven om alles nog rustig na te kijken. Maar je kunt ook nieuwe gebruikers in je doelgroep bereiken! Wat dacht je van een social media campagne, waarin je nieuwe gebruikers kunt vergaren door de content online aan te bieden! 

• Netwerkmogelijkheden. Oók online zijn er netwerkmogelijkheden. Laat je gebruikers zich voor de livestream registreren via hun LinkedIn-profiel. Tijdens het evenement komen de gebruikers onderling eenvoudig met elkaar in contact. Direct even een connectieverzoek uitsturen! 

Voordelen genoeg. Maar let op: om een hybride event succesvol te maken, is een live videostream echt niet genoeg. Er komt veel meer bij kijken. Want hoe houd je je online bezoeker urenlang in de party- of focusmodus?

Hierbij volgen enkele belangrijke tips die jouw hybride event tot een groot succes maken. 

Van een offline naar online event: maak andere keuzes

De neiging bestaat om je online event op dezelfde manier te organiseren als je fysieke events. Dat is wat je gewend bent. Je stelt daarom een te gek programma samen en zendt deze uit. En dan misschien nog wat leuke dingen tussendoor doen, zoals bij een tv-show. Dan vermaken je online bezoekers zich wel zo'n 5 uur. Toch..? 

Blijven prikkelen = blijven kijken

Nope, canceled, gaat niet werken. Een hybride event is namelijk een heel ander soort ding. Want krijg jij graag een houten kont door 5 uur lang op een stoel naar je beeldscherm te staren? Vast niet. 

Daarom: pas je programma aan en voeg veel interactie toe. Bedenk manieren om je bezoekers te blijven prikkelen, zodat ze geëntertaind blijven. Op basis van creatieve sessies ontwikkel je draaiboeken, waardoor inhoudelijke en creatieve content elkaar afwisselen. Het toevoegen van video vormgeving en heldere communicatie over het verloop van het programma, zorgt dat je kijker bij de les blijft. Zelfs met vierkante ogen. ;-)

Kijk uit voor deze veelgemaakte organisatiefout bij hybride events

Nu je fysiek minder mensen aanwezig nodig hebt, is er een verdeling tussen de groepen (offline en online). Een klein deel is live aanwezig, de rest kijkt online mee.

En nu komt het gevaar: kijk uit dat je niet 2 events tegelijkertijd organiseert (fysiek & online). Dat brengt alleen maar verwarring en meer kosten met zich mee. 

Een goede oplossing hiervoor?

Selecteer bijvoorbeeld 30 man fysiek publiek die actief deel uitmaken van je livestream programma. Kies hierbij bewust voor kenners, studenten als nieuwe generatie, of experts met een visie op je onderwerp. En betrek ze inhoudelijk. Op deze manier maak je het programma voor de online kijker! De bezoeker weet dat hij onderdeel uitmaakt van de livestream en de kijker thuis heeft een complete beleving op beeld. 

Onderscheid je door kick-ass vormgeving

Normaal gesproken straalt je offline event door logoprojecties, programmaboekjes en een epic aangeklede omgeving in je huisstijl. Bij een hybride event trek je dit online door: 

• Maak een herkenbare videovormgeving die je over de livestream start;

• Gebruik mooie visuals die je kijker informeren over het programma; 

• Zorg ook voor een interactieve vormgeving. Bijvoorbeeld kijkersvragen die live in beeld komen;

• Creëer de juiste sfeer met perfect licht en geluid;

• Laat vormgeving je kijker meenemen door het verloop van je programma.

Deze factoren bepalen ook je branding en zorgen ervoor dat je bezoeker langer blijft kijken. Mensen volgen namelijk niet blind je programma op het podium. Ze willen juist iets beleven wat echt engaging is. En goede vormgeving is daarbij belangrijk. Het is een van de factoren waardoor een kijker langer betrokken blijft bij je online event.

Anyhow, we kunnen het je wel vertellen, maar we kunnen het je ook gewoon laten zien. Check it out!  

Maak je hybride event interactief met het juiste platform

Veel interactie met de kijker hoort bij een succesvol hybride event. Daarom is het een must dat je wel het juiste platform kiest. 

Stream je via YouTube? Dan zijn er leuke tools voor je event. Maar ook op andere stream platforms, zoals die van Loyals, heb je onwijs veel mogelijkheden. Op ons stream-platform hebben we geregeld dat zowel de interactie (o.a. chat poll), de live video én breakout video's in 1 omgeving te gebruiken zijn.

Waar het vooral om gaat, is dat je bezoeker blijft hangen. Daarom moet je interactie in de stream gebeuren. Zo is Mentimeter bijvoorbeeld wel leuk, maar als je de video kijkt, dan kun je niet switchen tussen apps. De kans dat de kijker dan een party pooper wordt, maak je daarmee groter.

Denk aan de online veiligheid

Bij het kiezen van een platform is het natuurlijk ook belangrijk dat je events 100% afgeschermd en safe zijn. Ons Loyals-platform bijvoorbeeld is 100% AVG veilig en bovendien gecertificeerd volgens de overheidsnormen. Ook is een virtuele ID-check van deelnemers bij ons mogelijk.

Super handig als je bijvoorbeeld een online stemming moet uitvoeren en zeker wil weten dat deze stemmen ook geldig zijn. Dit maakt ons streamplatform geschikt voor overheden, banken en beursgenoteerde bedrijven. Safety first! 

Hulp nodig bij het opzetten van je hybride event?

Als je nog nooit eerder een hybride event organiseerde, welke keuzes ga je dan maken? Ja, lastig om het meteen perfect te kunnen. Daarom ontwikkelt Loyals graag jouw hybride event. We maken een programma dat écht goed is en bezoekers erbij betrekt. 

Bovendien leveren we een real-life interactie. Je dagvoorzitter is dan actief op de fysieke locatie en praat tegen de online kijker. En heeft een online bezoeker een vraag? Dan leggen we via Zoom, Webex of Skype contact met diegene. We laten deze via onze regie direct live in de hoofdstream van jouw event zien en horen. Voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport hebben we dit al mogen doen, met succes!

Nieuwsgierig? Ik drink graag een hybride kopje koffie met je ;) 

Terug naar overzicht