VWS organiseert het eerste online event ooit


Het evenementenbureau van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) organiseert jaarlijks heel veel verschillende evenementen. De rode draad? Het zijn altijd events in fysieke vorm, met honderden deelnemers. Je voelt ‘m al aankomen... 

Klant

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Type werk

Events
Online development
Video

01. Opdracht

De coronacrisis zette een streep door alle aankomende evenementen. Heel jammer, want de medewerkers konden in deze zware tijd wel wat support en teambuilding gebruiken. Daarom wilde de secretaris-generaal een online event organiseren om alle (1500!) medewerkers een hart onder de riem te steken. De ‘vibe’: we willen laten weten hoe trots we op jullie zijn. 

Het evenementenbureau van het Ministerie van VWS vroeg Loyals om mee denken over het organiseren van dit evenement. Want real life events kennen ze op hun duimpje, maar met online events hadden ze nog geen ervaring. Een spannende en onbekende nieuwe wereld, waarin we bij Loyals helemaal thuis zijn.

02. Uitvoering

Het begon met een brainstorm met de opdrachtgever, onze videoregisseur en onze eventmanager. Het event had een puur sociaal karakter. Dus was de vraag: wat zijn de mogelijkheden en uitdagingen van online verbinden? Door onze ervaring en hun vakkennis te combineren, ontstond er een aangepast programma. Een perfect match met de doelstelling van het event.

Video development

Risicobeperking. Dat was voor het evenementenbureau superbelangrijk. Want wat als de techniek ze in de steek zou laten? De oplossing vonden we al snel: een combinatie van een live-uitzending en vooraf opgenomen workshops.


De workshops gaven de medewerkers zelf. Een yogales in de woonkamer van de één en het bereiden van een aspergegerecht in de keuken van de ander. De video development was aan ons. De workshops kregen een plekje op een event platform in de huisstijl van het Ministerie van VWS. Bij het bouwen hielden we uiteraard rekening met de superstrenge beveiligingsrichtlijnen van de overheid. 


Tijdens het event konden medewerkers met elkaar chatten via een groepschat. Ook konden ze daar vragen stellen aan de secretaris-generaal, die hij live in de uitzending beantwoordde. We sloten af met een rasechte pubquiz. De winnaar mocht live in de uitzending inbellen en even met de secretaris-generaal spreken. 

Compleet ontzorgt

Totale ontzorging bij alles wat er bij het organiseren van een online event komt kijken… Dat is in a nutshell wat het evenementenbureau van ons kreeg. De strategie, techniek, deelnemers, het online platform: allemaal gefixt. Ze hadden er zelf geen omkijken meer naar. 

03. Resultaat

Het evenement was een denderend succes. Na afloop kreeg het evenementenbureau veel complimenten van de medewerkers van het ministerie. ‘Kunnen we dit niet vaker doen?’, was een veelgehoorde vraag.  


Het event liep op rolletjes. Er was veel interactie via de groepschat. En ook technisch gezien verliep alles vlekkeloos, zonder enige hapering. Een resultaat om trots op te zijn! Zeker als je kijkt naar de planning. Want tussen het eerste gesprek met het evenementenbureau en de dag van het live-event zat maar 3 weken! 

Lees hier meer over Hybride Evenementen


Recensie

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

“Wij hebben samengewerkt met Loyals voor ons online evenement voor en door medewerkers. Dat was best spannend, ons eerste digitale event! De samenwerking met Loyals verliep soepel, vanaf het eerste contact werden we gehoord en meegenomen in de te maken keuzes en stappen. Bij een beperking kwamen zij met meerdere creatieve oplossingen. Ze dachten onder andere mee over hoe het online programma er het beste uit kan zien en hoe je deelnemers aangehaakt houdt. Zij hebben voor ons een online eventplatform gebouwd, conform onze huisstijl, waarin naast de livestream ook de verschillende subsessies te zien waren. En bij elke sessie was er een aparte chatfunctionaliteit zodat er voldoende interactie was. Het uiteindelijke resultaat was echt top, we hebben veel positieve reacties op dit event ontvangen en we kijken er met een goed gevoel op terug.”

Brenda Soethof Eventmanager | Teamcoördinator | Evenementenbureau VWS
Interesse gewekt of gewoon een vraag? neem contact op met ons

Laat hieronder je gegevens achter, inclusief je vraag. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

Enkele gegevens ontbreken of zijn onjuist

Het formulier kan nog niet worden verzonden omdat het nog niet helemaal (correct) is ingevuld.