Een geslaagd hybride event met volledige ontzorging


Het evenementenbureau van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) organiseert jaarlijks heel veel verschillende evenementen. De rode draad? Het zijn altijd events in fysieke vorm, met honderden deelnemers. Je voelt ‘m al aankomen... 

Klant

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Type werk

Events
Online development
Video

Datum

15-01-2021

01. Opdracht

De coronacrisis zette een streep door alle aankomende evenementen. Heel jammer, want de medewerkers konden in deze zware tijd wel wat support en teambuilding gebruiken. Daarom wilde de secretaris-generaal een online event organiseren om alle (1500!) medewerkers een hart onder de riem te steken. De ‘vibe’: we willen laten weten hoe trots we op jullie zijn. 

Het evenementenbureau van het Ministerie van VWS vroeg Loyals om mee denken over het organiseren van dit evenement. Want real life events kennen ze op hun duimpje, maar met online events hadden ze nog geen ervaring. Een spannende en onbekende nieuwe wereld, waarin we bij Loyals helemaal thuis zijn.

02. Uitvoering

Het begon met een brainstorm met de opdrachtgever, onze videoregisseur en onze eventmanager. Het event had een puur sociaal karakter. Dus was de vraag: wat zijn de mogelijkheden en uitdagingen van online verbinden? Door onze ervaring en hun vakkennis te combineren, ontstond er een aangepast programma. Een perfect match met de doelstelling van het event.

Video development

Risicobeperking. Dat is voor het evenementenbureau superbelangrijk. Want wat als de techniek ze in de steek zou laten? De oplossing vonden we al snel: een hybride combinatie van een live-uitzending en vooraf opgenomen workshops.

In afzienbare tijd bouwden we een hybride platform, van alle gemakken voorzien. Super veilig, gebruiksvriendelijk en voorzien van veel features.    

Tijdens het event konden medewerkers met elkaar chatten via een groepschat. Ook konden ze daar vragen stellen aan de secretaris-generaal, die hij live in de uitzending beantwoordde. We sloten af met een rasechte pubquiz. De winnaar mocht live in de uitzending inbellen en even met de secretaris-generaal spreken. 

Compleet ontzorgt

Totale ontzorging bij alles wat er bij het organiseren van een online event komt kijken… Dat is - in a nutshell - wat het evenementenbureau van ons kreeg. De strategie, techniek, deelnemers, het online platform: allemaal gefixt. Ze hadden er zelf geen omkijken meer naar. 

03. Resultaat

Het evenement was een denderend succes. En dat is aan alles te merken. Want wat begon als vraag voor het neerzetten van 'slechts' 1 hybride event, is binnen zes maanden uitgebouwd naar 15+ events. En de teller loopt door. Door samen te blijven werken aan nieuwe events, nieuwe mogelijkheden en features, is ons hybride platform binnen mum van tijd gebouwd tot een van de meest uitgebreide en betrouwbare in de markt.

Een geslaagd hybride event voor jouw merk neerzetten? Wij helpen je graag!

Lees hier meer over Hybride Evenementen


Recensie

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

“Wij hebben samengewerkt met Loyals voor ons online evenement voor en door medewerkers. Dat was best spannend, ons eerste digitale event! De samenwerking met Loyals verliep soepel, vanaf het eerste contact werden we gehoord en meegenomen in de te maken keuzes en stappen. Bij een beperking kwamen zij met meerdere creatieve oplossingen. Ze dachten onder andere mee over hoe het online programma er het beste uit kan zien en hoe je deelnemers aangehaakt houdt. Zij hebben voor ons een online eventplatform gebouwd, conform onze huisstijl, waarin naast de livestream ook de verschillende subsessies te zien waren. En bij elke sessie was er een aparte chatfunctionaliteit zodat er voldoende interactie was. Het uiteindelijke resultaat was echt top, we hebben veel positieve reacties op dit event ontvangen en we kijken er met een goed gevoel op terug.”

Brenda Soethof Eventmanager | Teamcoördinator | Evenementenbureau VWS
Interesse gewekt of gewoon een vraag? neem contact op met ons

Laat hieronder je gegevens achter, inclusief je vraag. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

Enkele gegevens ontbreken of zijn onjuist

Het formulier kan nog niet worden verzonden omdat het nog niet helemaal (correct) is ingevuld.