Een geslaagd hybride event met volledige ontzorging
Het evenementenbureau van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) organiseert jaarlijks heel veel verschillende evenementen. De rode draad? Het zijn altijd events in fysieke vorm, met honderden deelnemers. Je voelt ‘m al aankomen...
Klant
Type werk
01. Opdracht
De coronacrisis zette een streep door alle aankomende evenementen. Heel jammer, want de medewerkers konden in deze zware tijd wel wat support en teambuilding gebruiken. Daarom wilde de secretaris-generaal een online event organiseren om alle (1500!) medewerkers een hart onder de riem te steken. De ‘vibe’: we willen laten weten hoe trots we op jullie zijn.
Het evenementenbureau van het Ministerie van VWS vroeg Loyals om mee denken over het organiseren van dit evenement. Want real life events kennen ze op hun duimpje, maar met online events hadden ze nog geen ervaring. Een spannende en onbekende nieuwe wereld, waarin we bij Loyals helemaal thuis zijn.
02. Uitvoering
Het begon met een brainstorm met de opdrachtgever, onze videoregisseur en onze eventmanager. Het event had een puur sociaal karakter. Dus was de vraag: wat zijn de mogelijkheden en uitdagingen van online verbinden? Door onze ervaring en hun vakkennis te combineren, ontstond er een aangepast programma. Een perfect match met de doelstelling van het event.
Video development
Risicobeperking. Dat is voor het evenementenbureau superbelangrijk. Want wat als de techniek ze in de steek zou laten? De oplossing vonden we al snel: een hybride combinatie van een live-uitzending en vooraf opgenomen workshops.
In afzienbare tijd bouwden we een hybride platform, van alle gemakken voorzien. Super veilig, gebruiksvriendelijk en voorzien van veel features.
Tijdens het event konden medewerkers met elkaar chatten via een groepschat. Ook konden ze daar vragen stellen aan de secretaris-generaal, die hij live in de uitzending beantwoordde. We sloten af met een rasechte pubquiz. De winnaar mocht live in de uitzending inbellen en even met de secretaris-generaal spreken.
Compleet ontzorgt
Totale ontzorging bij alles wat er bij het organiseren van een online event komt kijken… Dat is - in a nutshell - wat het evenementenbureau van ons kreeg. De strategie, techniek, deelnemers, het online platform: allemaal gefixt. Ze hadden er zelf geen omkijken meer naar.
03. Resultaat
Het evenement was een denderend succes. En dat is aan alles te merken. Want wat begon als vraag voor het neerzetten van 'slechts' 1 hybride event, is binnen zes maanden uitgebouwd naar 15+ events. En de teller loopt door. Door samen te blijven werken aan nieuwe events, nieuwe mogelijkheden en features, is ons hybride platform binnen mum van tijd gebouwd tot een van de meest uitgebreide en betrouwbare in de markt.
Een geslaagd hybride event voor jouw merk neerzetten? Wij helpen je graag!